Personvernerklæring

⚠️ UTKAST — ikke gjennomgått av advokat. Beskrivelsene av hva tjenesten faktisk gjør er riktige og hentet fra hvordan systemet er bygget. Avsnittene merket TODO — særlig overføringsgrunnlag og fullstendigheten i underleverandørlisten — må gjennomgås og godkjennes av advokat før lansering.

1. Behandlingsansvarlig og databehandler

Rollene er delt i to, og skillet er viktig:

• For personopplysninger om beboerne i en eiendom er styret behandlingsansvarlig, og XO Innovation AS er databehandler. Vi behandler disse opplysningene på instruks fra styret.
• For kontoopplysningene til den enkelte brukeren og for driften av tjenesten er XO Innovation AS behandlingsansvarlig.

TODO — henvisning til databehandleravtale, og hvordan den inngås.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Om brukeren: navn, e-postadresse, telefonnummer, fødselsår og eventuelt fødselsdato, postadresse, samt hvilken eiendom og rolle brukeren har.

Om bruken: innhold brukeren selv legger inn — kunngjøringer, meldinger, filer, møtereferater, vedtak, oppgaver, bilag og kvitteringer.

Teknisk: innloggingsinformasjon, tidspunkter for handlinger som logges i aktivitetsloggen, og leveringsstatus på varsler.

Telefonnummer har en egen synlighetsinnstilling: den enkelte bestemmer om nummeret skal være synlig for styret eller for alle medlemmene.

3. Formål og behandlingsgrunnlag

TODO — behandlingsgrunnlag per formål (avtale, berettiget interesse, rettslig forpliktelse). Må gjennomgås av advokat.

Formålene er å levere styreportalen, å sende varsler brukeren har bedt om eller som følger av styrearbeidet, å oppfylle lovpålagte krav til oppbevaring av regnskapsmateriale, og å drifte og sikre tjenesten.

4. KI-behandling (Mentor)

Mentor er bygget på Claude fra Anthropic. Følgende gjelder:

• Hva som sendes. Når en bruker stiller Mentor et spørsmål, sendes spørsmålet og relevant kontekst fra den aktuelle eiendommen til Anthropic for behandling.
• Hva Mentor kan se. Mentors verktøy kjører som den innloggede brukeren, mot de samme tilgangsreglene i databasen. Modellen får aldri tilgang til data brukeren ikke selv kan lese.
• Ingen trening. Anthropics kommersielle vilkår innebærer at data sendt via API-et ikke brukes til å trene modellene.
• Behandlingssted. Behandlingen skjer i dag hos Anthropic. TODO — overføringsgrunnlag ved overføring til tredjeland, og eventuell overgang til et EU/EØS-endepunkt. Må gjennomgås av advokat.
• Lagring. Samtaler lagres slik at brukeren finner igjen tidligere svar. De inngår i dataeksporten og slettes ved sletting av kontoen.
• Merking. KI-generert innhold er merket i tjenesten, og forslag får ikke virkning før en bruker har godkjent dem.

5. Underleverandører

TODO — listen må være fullstendig og gjennomgås av advokat før publisering.

6. Hvor lenge vi lagrer

Oppbevaringstiden følger av regelverket og av hva dokumentet er:

• Bilag og regnskapsmateriale oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven. De kan ikke slettes før fristen er ute.
• Dokumentasjon på rehabilitering og større arbeider oppbevares i ti år.
• Protokoller oppbevares permanent, som eiendommens historiske beslutninger.
• Øvrige personopplysninger slettes eller anonymiseres når kontoen slettes.

TODO — den samlede vurderingen av sletting versus oppbevaring, herunder grunnlaget etter personvernforordningen artikkel 17 nr. 3 bokstav b, må bekreftes av advokat.

7. Rettighetene dine

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere mot behandlingen.

I tjenesten finner du to av disse direkte under Innstillinger → Mine data:

• Last ned dataene mine gir en maskinlesbar eksport av opplysningene dine.
• Slett kontoen min fjerner de personlige opplysningene dine.

Sletting skjer som anonymisering der lovpålagt oppbevaring krever at underliggende dokumenter beholdes: navnet ditt erstattes, kontaktopplysninger og innlogging fjernes, rent personlige opplysninger slettes, og innhold du har skrevet blir stående uten navnet ditt.

8. Informasjonskapsler

Vi bruker kun de informasjonskapslene tjenesten trenger for å fungere: innloggingsinformasjonen din, og en innstilling som husker om sidemenyen er åpen eller lukket. Vi bruker ikke informasjonskapsler til markedsføring eller sporing på tvers av nettsteder.

9. Kontakt og klagerett

Spørsmål om personvern rettes til oss på e-post. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

TODO — kontaktopplysninger for personvernhenvendelser, og eventuelt personvernombud dersom det utpekes.